Zmiana adresu spółki, a zmiana siedziby spółki niesie za sobą pewne obowiązki. Na wstępie trzeba zaznaczyć, że pojęcia adres spółki i siedzibą nie są zbieżne. Siedziba spółki jest miejscowością, którą należy wskazać już na etapie zawarcia umowy spółki, w przeciwieństwie do adresu spółki, który jest uzupełnieniem siedziby oraz oznaczeniem lokalu, bez konieczności jego wskazywania w umowie. Potocznie oba te pojęcia często są używane zamiennie, jednak na gruncie prawnym mają znaczenie do podjęcia konkretnych czynności.
Zmiana siedziby spółki
Siedzibą spółki jest miejscowość (wyłącznie jedna, niezależnie od tego w ilu miejscowościach prowadzona jest działalność). Zmieniając siedzibę konieczne jest dokonanie zmian w umowie spółki, co ma istotne znaczenie na termin dokonania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – najpóźniej 6 miesięcy od daty dokonania zmian umowy, w przeciwnym razie zmiana umowy będzie musiała zostać dokonana ponownie. Ustawowy termin na zgłoszenie zmian w KRS to 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.
Należy również pamiętać, że zmian umowy trzeba dokonać w formie aktu notarialnego, chyba że spółka była zakładana za pośrednictwem portalu S24.
Jak zmienić siedzibę?
- zwołanie zgromadzenia wspólników
- podjęcie uchwały o zmianie umowy spółki
- zmiana umowy spółki
- zgłoszenie zmian do KRS i publikacja w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
- zgłoszenie zmiany w Urzędzie Skarbowym
- dokonanie zmian w CRBR
Zmiana siedziby spółki następuje z chwilą wpisu zmiany do KRS. Warto dokonać zmian w KRS jak najszybciej, bowiem z formalnego punktu widzenia znaczenie mają informacje zawarte w KRS. Do momentu wpisu do KRS należy się posługiwać poprzednią siedzibą.
Zmiana adresu spółki
Zmiana adresu spółki nie wymaga zmiany umowy spółki (chyba że adres został wpisany w umowie) i może się wydawać, że nie jest on tak istotny jak siedziba spółki. Do zmiany adresu spółki wymagane jest podjęcie jedynie uchwały zarządu w formie pisemnej.
“Podmioty wpisane do Rejestru są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane:
1) firmę lub nazwę;
2) oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
3) siedzibę i adres;
4) NIP;
5) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane ą akta rejestrowe podmiotu lub numer podmiotu w Rejestrze.”
Jak zmienić adres?
- podjęcie uchwały o zmianie adresu spółki
- zgłoszenie zmian do KRS i publikacja w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
- zgłoszenie zmiany w Urzędzie Skarbowym
- dokonanie zmiany w CRBR
Termin na zgłoszenie zmian w KRS również wynosi 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, tj. od dnia podjęcia uchwały o zmianie adresu spółki. Wniosek należy złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub portalu S24.
W przeciwieństwie do zmiany siedziby spółki, zmiana adresu następuję z chwilą podjęcia uchwały przez zarząd o zmianie adresu spółki.
Ważne !!!
Pamiętaj, że musisz dokonać zmiany w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (więcej tutaj), w terminie 7 dni od dnia wpisu do KRS – siedzibę spółki oraz od dnia podjęcia uchwały – adres spółki. Brak terminowego zgłoszenia może spółkę kosztować nawet do 100.000 zł kary.